TUJUAN OTOMATISASI PERKANTORAN

Secara umum OA dianggap sebagai cara untuk meningkatkan produktivitas; yang memungkinkan para pekerja kantor memproses lebih banyak dokumen secara lebih cepat dan lebih baik serta dengan penampilan yang lebih menarik; dan mampu menyediakan informasi yang lebih baik untuk pengambilan keputusan

Otomatisasi kantor digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor. Pada dasarnya ada empat kategori pemakai otomatis kantor, yaitu :

  1. Manajer adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan terutama sumber daya manusia.
  2. Profesional yakni tidak mengelola orang tetapi menyumbang keahlian khususnya (mis. Pembeli, wiraniaga, dan asisten staff  khusus). Manajer dan profesional secra bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.
  3. Sekretaris bisanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.
  4. Clerical Employee (pegawai administratif) melaksanakan tugas untuk-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen dan mengirimkan surat.

Otomatisasi perkantoran mencakup semua system elektronik formal dan informal yang terutama berkaiatan dengan komunikasi informal dari orang-orang didalam maupun diluar perusahaan. Sistem Elektronik Formal dimaksudkan sebagai kegiatan perkantoran yang dokumentasiakan dengan suatu prosedur tertulis. semua perusahaan menerapakan system formal untuk memenuhi kebutuhan organisasi. Misalnya untuk pengelolaan informasi yang didistribusikan ke manajer berupa laporan-laporan periodik maupun laporan khusus.Sistem Elektronik informal berarti system perkantoran yang tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. System-sistem informal ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri. Misalnya melakukan konsultasi atau diskusi dengan pengambil keputusan lainnya.

System informal dalam otomatisasi perkantoran menjadikan ciri tersendiri dalam penggunaan komputer dalam perusahaan, Karena otomatisasi perkantoran dimaksudkan untuk memudahkan jenis komunikasi. Otomatisasi perkantoran tidak hanya melayani orang-orang didalam perusahaan, akan tetapi juga dengan orang lain di lingkungan perusahaan. Dalam gambar model Otomatisasi perkantoran di atas tidak  terjadi aliran data tetapi hanya ada aliran komunikasi dan informasi.

Pengertian data sendiri adalah penggambaran dari segala sesuatu dari sebuahkenyataan maupun kejadian. Melalui proses pengolahan data, sebuah data menjadi lebih bermanfaat bagi penggunanya dan disebut sebagai informasi. Pengertian komunikasi adalah adanya saling tukar menukar  informasi antara dua obyek atau lebih.

Konsep-konsep otomatisasi

  1. Proses yang terjadi diperkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke otomatisasi.
  2. Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan tanpa rencana menuju aplikasi yang terencana dan terpadu.
  3. Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi.
  4. Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan yang lebih baik.
  5. Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai pengganti.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *